Sygnaliści to osoby, które zgłaszają naruszenia prawa lub ujawniają informacje o takich naruszeniach, uzyskane w kontekście związanym z pracą. Ich działania są niezwykle ważne dla ochrony interesu publicznego, ponieważ pomagają ujawniać nieprawidłowości, które mogą mieć negatywne skutki dla społeczeństwa i przedsiębiorstw.
Kim jest sygnalista?
Sygnalistą może być każda osoba fizyczna, która zgłasza naruszenie prawa w kontekście związanym z pracą. Może to być pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz, członek organu osoby prawnej, stażysta, wolontariusz czy praktykant.
Zakres ochrony sygnalistów
Ustawa o ochronie sygnalistów, która weszła w życie 14 czerwca 2024 roku, przyznaje sygnalistom dodatkową ochronę. Ochrona ta obejmuje:
- Zakaz działań odwetowych: Sygnaliści są chronieni przed działaniami odwetowymi, takimi jak mobbing, pozbawienie awansu, premii czy zwolnienie z pracy2.
- Poufność: Informacje o tożsamości sygnalisty muszą być utrzymywane w tajemnicy, aby chronić go przed ewentualnymi represjami.
- Procedury zgłoszeń: Pracodawcy są zobowiązani do ustanowienia procedur zgłoszeń wewnętrznych, które umożliwiają sygnalistom bezpieczne zgłaszanie naruszeń prawa.
- Wsparcie prawne: Sygnaliści mogą liczyć na wsparcie prawne w przypadku, gdyby doszło do działań odwetowych.
Obowiązki pracodawców
Pracodawcy mają obowiązek wdrożenia odpowiednich procedur, które umożliwiają sygnalistom zgłaszanie naruszeń prawa. Procedury te powinny być jasne, dostępne i zapewniać poufność zgłoszeń. Pracodawcy muszą również informować pracowników o przysługujących im prawach i obowiązkach związanych z ochroną sygnalistów.
Ochrona tożsamości sygnalisty
Tożsamość sygnalisty nie może być ujawniona bez jego wyraźnej zgody żadnej osobie, która nie jest upoważnionym członkiem personelu właściwym do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych. Tożsamość obejmuje nie tylko imię i nazwisko, ale także miejsce, stanowisko pracy oraz inne informacje, które mogą umożliwić identyfikację.
Przetwarzanie danych osobowych sygnalisty
Dane osobowe sygnalisty mogą być przetwarzane wewnątrz organizacji tylko przez osoby wskazane w art. 27 ustawy, czyli te zajmujące się przyjmowaniem zgłoszeń i prowadzeniem działań następczych. Outsourcing j obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych jest możliwy, ale tylko w zakresie określonym w art. 28 ustawy.
Okres retencji danych
Dane osobowe i dokumenty związane ze zgłoszeniem powinny być przechowywane przez 3 lata. 3 – letni okres retencji danych powinien być liczony od daty przyjęcia zgłoszenia. Dotyczy to również danych zawartych w rejestrze zgłoszeń, który jest konstruowany na podstawie zgłoszenia.
Jedno zgłoszenie może zawierać informacje o kilku naruszeniach prawa. W takim przypadku okresy retencji danych mogą być różne dla każdej z informacji.
Anonimowe zgłoszenia
Przyjęcie zgłoszeń anonimowych zależy od kultury organizacji. Podmioty decydujące się na anonimowe zgłoszenia muszą uwzględnić konsekwencje tej decyzji, pamiętając, że anonimowość może być pozorna.
Korzyści z ochrony sygnalistów
Ochrona sygnalistów przynosi korzyści zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Pracownicy mogą czuć się bezpieczniej, wiedząc, że ich zgłoszenia będą traktowane poważnie i że nie grożą im represje. Pracodawcy z kolei mogą szybciej reagować na naruszenia prawa, co pozwala uniknąć ewentualnych konsekwencji prawnych i finansowych.
Podsumowanie
Ochrona sygnalistów jest kluczowym elementem w walce z naruszeniami prawa w miejscu pracy. Dzięki nowym przepisom, sygnaliści mogą liczyć na większe wsparcie i ochronę, co zachęca ich do zgłaszania nieprawidłowości. Pracodawcy muszą z kolei dostosować swoje procedury do nowych wymogów, aby zapewnić skuteczną ochronę dla sygnalistów.
