Zgodnie z RODO, jednym z obowiązków Administratora jest usuwanie danych osobowych po ustaniu ich przydatności. Jeżeli czas przechowywania danych wynika z przepisów prawa, zazwyczaj nie stwarza to trudności. Jednakże jeżeli ten czas nie został wskazany precyzyjnie lub dla jednej kategorii osób przetwarzane są dane na podstawie kilku przesłanek legalizujących, ustalenie terminu usunięcia danych bywa problematyczne.
W przypadku otrzymania zapytania od osoby fizycznej, Administrator ma obowiązek udzielenia odpowiedzi bez zbędnej zwłoki – w terminie miesiąca od otrzymania żądania.
Realizując prawo do usunięcia danych osobowych należy wziąć pod uwagę cel przetwarzania danych, podstawę prawną jeżeli obowiązuje, źródło pozyskania danych.
Warto zbadać przesłanki zastosowania prawa do usunięcia danych i odpowiedzi na pytania:
- Czy dane nie są już niezbędne do celów, w których są przetwarzane?
- Czy osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę na przetwarzanie danych i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania?
- Czy osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych, i sprzeciw ten jest zasadny?
- Czy na jakimkolwiek etapie przetwarzania, dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem?
- Czy obowiązek usunięcia wynika z przepisu prawa Unii Europejskiej lub prawa państwa członkowskiego?
- Czy dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego bezpośrednio dziecku?
- Czy przetwarzanie jest niezbędne do korzystania z prawa wolności wypowiedzi i informacji?
- Czy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji obowiązku wynikającego z przepisu prawa Unii Europejskiej lub prawa państwa członkowskiego?
- Czy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej organizacji?
- Czy przetwarzanie jest niezbędne z uwagi na względy interesu publicznego w dziedzinie zdrowia publicznego zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. h) oraz i) i art. 9 ust. 3 RODO?
- Czy jest prawdopodobne, że usunięcie danych uniemożliwi lub poważnie utrudni przetwarzanie danych do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych zgodnie z art. 89 ust. 1 RODO?
- Czy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń?